Организация корпоративного банкета — задача, требующая не только творческого подхода, но и тщательной проработки всех деталей. От правильного выбора места проведения напрямую зависит успех мероприятия, его атмосфера и общее впечатление участников.
Чтобы вы не запутались в многообразии предложений и выбрали идеальную площадку для корпоратива, предлагаем ознакомиться с подробным путеводителем по ключевым пунктам, которые необходимо учесть при поиске банкетного зала.
Формат
Для начала стоит определиться с форматом:
- классический банкет обычно предполагает торжественную обстановку, с рассадкой гостей за столами, фуд-баром и развлекательной программой;
- коктейльная вечеринка — более динамичный формат, с фуршетным столом и свободным перемещением приглашенных;
- тематическая вечеринка предполагает определенный стиль оформления и меню, соответствующий выбранной теме.
Также выбор зависит от цели мероприятия:
- празднование достижения важных целей, юбилей компании или награждение сотрудников;
- стимулирование сотрудников, тимбилдинг или профессиональное обучение;
- нетворкинг, куда относятся встречи с партнерами, презентации нового продукта или услуги.
Обязательно учтите, сколько будет человек, чтобы хватило посадочных мест или столов.
Размеры зала
Очень важно, чтобы помещение было достаточно просторным для комфортного размещения, свободного перемещения и проведения запланированных активностей. Советуем учесть и высоту потолков, которая влияет на ощущение простора и возможность размещения декора.
Что касается формы, то прямоугольные площади больше подходят для классического торжества, круглые и овальные — для более свободной атмосферы.
Обратите внимание на наличие сцены, если она необходима для проведения развлекательной программы, презентаций или выступлений.
Дополнительные помещения
Чтобы все могли расслабиться и повеселиться без посторонних мыслей, заранее побеспокойтесь о наличии таких помещений, как:
- Гардероб, где можно оставить верхнюю одежду и уличную обувь, если событие проходит в холодное время года.
- Зона для курения, если проблематично выйти на улицу.
- Сантехнические узлы в хорошем состоянии и достаточном количестве.
- Дополнительные комнаты, которые при необходимости можно использовать для организации фотозоны, отдельных зон отдыха, переодевания или проведения кофе-брейков, если вы ищете помещение для обучения.
Трансфер
Обязательно учитывайте расположение заведения: выбирайте место, доступное для всех, куда удобно будет добираться на общественном транспорте, такси или на личном автомобиле. Кстати, для тех, кто приедет на собственном авто, понадобится парковка. Уточните, на какое количество машин она рассчитана и охраняется ли ночью, ведь не исключено, что кто-то из автовладельцев решит забрать машину только на следующий день.
Если площадка, где состоится торжество, находится за городом, поинтересуйтесь о возможности организации трансфера для своих сотрудников.
Интерьер
Стиль оформления должен соответствовать характеру и общей концепции события. Выбирайте помещения с хорошим освещением и в приятной цветовой гамме, которая не будет раздражать взгляд и создаст нужное настроение. Декор должен быть гармоничным и не отвлекать внимание от мероприятия.
Оснащенность
Что должно быть в зале и без чего не обходится ни один корпоратив?
- Столы и стулья — должны быть удобными и соответствовать формату мероприятия.
- Сценическое оборудование — необходимо, если планируется концерт или выступления сотрудников.
- Звуковое, световое или дымовое оборудование — для создания нужной атмосферы и звучания.
- Проектор и экран — для видеопоказов, презентаций и другого медиаконтента.
- Wi-Fi — стабильный и доступный.
Меню
Еда на любом празднике — один из главных пунктов, который нужно учитывать, чтобы все прошло успешно. В хорошем меню сочетаются:
- свежие и качественные продукты;
- разнообразные блюда с учетом вкусовых предпочтений участников, включая вегетарианские и диетические варианты;
- красивая сервировка, соответствующая тематике;
- широкий выбор алкогольных и безалкогольных напитков;
- стоимость в соответствии с бюджетом.
Обслуживание
Чтобы упростить себе задачу и не следить весь вечер за тем, насколько комфортно чувствуют себя гости, выбирайте кафе или столовую с полным обслуживанием. Здесь тоже есть ряд требований к персоналу:
- Профессиональные официанты, внимательные, доброжелательные и тактичные в общении.
- Достаточное количество персонала для обеспечения комфортного обслуживания всех приглашенных.
- Своевременная подача блюд и смена посуды, без длительных пауз.
- Готовность официантов быстро реагировать на запросы.
Время работы
При выборе зала обязательно узнайте, работает ли он в нужное вам время. Особенно важно знать, когда заведение закрывается, чтобы гости не оказались на улице в неудобное время. Также стоит уточнить, есть ли возможность продлить аренду в случае необходимости.
Другие детали
- Уточните условия аренды помещения, включая стоимость, дополнительные услуги, возможность привезти собственный алкоголь или еду.
- Узнайте, есть ли в заведении звукорежиссер, диджей, фотограф, оператор светового оборудования и другие технические специалисты.
- Выясните, можно ли украсить зал в соответствии с тематикой корпоратива.
Схема сотрудничества
Чтобы вечеринка для сотрудников или партнеров компании прошла без сучка и задоринки необходимо заранее уладить следующие моменты:
- обязательно заключить договор, где будут указаны все условия сотрудничества;
- уточнить размер предоплаты и сроки оплаты аренды;
- узнать, как распределяется ответственность в непредвиденных ситуациях.
Сравнение разных площадок при выборе
Не стоит останавливать свой выбор на первом попавшемся кафе, которое кажется вам подходящим. Подберите и просмотрите несколько вариантовпошагово.
- Определите ключевые критерии подбора: бюджет, формат мероприятия, количество гостей, местоположение и т.д.
- По этим критериям сравните предложения нескольких заведений.
- Каждое место посетите лично, чтобы оценить атмосферу, обстановку и качество обслуживания.
- По возможности узнайте мнения других организаторов о выбранных помещениях.
Следуя этим рекомендациям, вы выберете площадку для проведения такого корпоративного банкета, который станет ярким и незабываемым событием для всех участников.