Поиск банкетного зала для празднования свадьбы, юбилея или другого торжества – задача непростая и очень ответственная. Здесь нужно учесть много критериев и тонкостей, чтобы в итоге довольны остались и виновник торжества, и гости.
Рассмотрим правила выбора банкетного зала подробнее.
Местоположение
Удобно ли будет гостям добираться, если ли достаточно парковочных мест – эти вопросы стоит задать в первую очередь. Кроме того, при выборе локации стоит оценить общий внешний вид фасада заведения, можно ли подъехать ко входу (особенно это важно для свадебных церемоний). Для летних праздников обязательно уточните – есть ли терраса. Кафе со столиками на открытом воздухе – отличное решение для проведения торжеств в теплое время года.
Если планом вашего торжества предусмотрен салют, живая музыка, конкурсная программа для гостей, лучше уточнить, нет ли в выбранном кафе или столовой ограничений для таких активностей.
Интерьер
В помещении должно быть чисто, опрятно, аккуратно – это базовые требования, которые не обсуждаются. Кроме того, нужно оценить, подойдет ли интерьер кафе под концепцию вашего праздника. Для свадьбы или юбилея часто предусмотрено торжественное оформление зала. Поэтому лучше выбирать кафе с интерьером в сдержанном классическом стиле – его намного прозе адаптировать под выбранную вами концепцию. При бронировании нужно обязательно уточнить, допустимо ли декорирование зала, какие варианты банкетного текстиля есть, какие доступны планы рассадки гостей и т.д.
В числе факторов первостепенной важности:
- Если для вашего мероприятия это актуально – наличие танцпола или зоны для развлекательной программы.
- Есть ли в зале кондиционеры, как они расположены. Комфортно ли будет всем гостям с учетом потоков холодного воздуха.
- Предусмотрен ли гардероб. Особенно это актуально в холодную погоду.
- Достаточно ли в заведении туалетов, презентабельно ли они выглядят.
- Есть ли комфортное место для курения.
Площадь и пространство банкетного зала
Совет: при выборе кафе для проведения праздника не стоит ориентироваться на заявленное число посадочных мест. Заведения часто завышают эти цифры. Лучше узнайте площадь зала и ориентируйтесь на нее, в зависимости от расстановки столов и рассадки людей.
Если праздник предполагает танцы, внимательно оцените предложенное для этого пространство. Зона танцпола должна быть просторной, гостям должно быть удобно перемещаться к ней от столиков, при этом танцующие не должны мешать гостям, которые решат остаться за столами.
Еще один очень важный критерий – техническое оснащение кафе. Это и свет, и звук, и возможности для организации отдельного детского стола.
Стоимость аренды площадки
На этот пункт обращают внимание в первую очередь, что вполне объяснимо. Проведение праздника всегда организуют в рамках конкретного бюджета и превышать его в большинстве случаев нельзя.
Чтобы понять, во сколько обойдется аренда кафе или столовой для вашего торжества, в первую очередь задайте администратору следующие вопросы:
- Какова минимальная сумма заказа на одного гостя и размер залога?
- Можно ли принести свой алкоголь, фрукты, торт?
- Включена ли оплата работы официантов?
- Каковы условия и сроки брони и отмены брони, предусмотрены ли штрафы?
- Можно ли будет продлить время аренды зала прямо во время праздника?
- Каковы размеры компенсаций за битую посуду, испорченные скатерти, мебель и т.д.?
- Будет ли заведение закрыто для других посетителей во время вашего торжества и нужно ли за это доплачивать?
- Если ли специальные предложения и бонусы при заказе банкета? Например, торт в подарок.
Это стандартные вопросы, поэтому хорошо, если администратор отвечает на них точно, четко и без заминок. Попросите предоставить вам письменный расчет стоимости банкета, чтобы иметь документ, на который вы будете ориентироваться при выборе и планировании торжества.
Банкетное меню
Блюда, которыми вы будете угощать своих гостей – важнейшая составляющая праздничной атмосферы. При выборе заведения для проведения праздника нужно как следует изучить меню: еда должна быть аппетитной, красиво оформленной. Чтобы понять, насколько хорошо готовят в заведении, сходите туда на обед. Так вы оцените и вкус блюд, и размер порций, и работу официантов.
Общаясь с администратором, стоит уточнить, насколько обширное в кафе банкетное меню. Попросите показать популярные варианты сочетаний, отметьте продукты, на которые хотите сделать упор. Хорошо, если в кафе готовы пойти навстречу клиенту и сформировать банкетное меню с учетом его пожеланий и предпочтений.
При формировании меню для праздника уточните:
- каковы размеры порций, вес нарезок и штучных позиций,
- каков стандартный интервал подачи горячего,
- сколько раз за вечер предусмотрена замена тарелок и приборов,
- сколько официантов будет работать на вашем мероприятии.
Обслуживающий персонал
Оценить работу официантов в кафе можно, также посетив его в обычный день. Приходите в заведение пообедать и понаблюдайте, как работают с посетителями в зале, насколько вежливы официанты, хорошо ли знают свои обязанности, следят ли за чистотой на столах и комфортом посетителей. Обратите внимание также на сервировку столов, чистоту в зале в целом, чистоту и качество текстиля. Стандарты, актуальные в заведении «на каждый день», будут действовать и при проведении банкета.
Оформление договора
Конечно, всегда лучше официально оформлять взаимодействие с выбранным кафе и прописывать все детали в договоре. В документе обязательно должны быть указаны:
- Точное время начала и окончания аренды зала, а также условия и стоимость дополнительных часов.
- В какое время можно приступить к декорированию зала перед праздником, входит ли это время в срок аренды.
- Список блюд, количество, на сколько гостей рассчитано меню.
- Что из продуктов и напитков вы можете привезти с собой.
- Информация о количестве официантов и порядке оплаты их услуг.
- Общая стоимость и сроки оплаты, а также условия всех доплат и неустоек.
- Сумма залога и условия его возврата.
- Дополнительные услуги, предоставляемые заведением (например, живая музыка, украшение зала).
При заключении договора настаивайте на фиксированной сумме. Предоплата – это гарантия сохранения цен для вас и серьезности ваших намерений для заведения.
Учитывайте эти несложные правила при выборе кафе или столовой для проведения вашего праздника – и торжество пройдет на высшем уровне!