Если вы взялись за организацию корпоративного или семейного торжества в кафе, одна из основных задач при подготовке – правильно составить бюджет и «вписаться» в него при подготовке и проведении мероприятия. Предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут справиться с поставленной задачей и получить больше удовольствия от праздника на всех его этапах.
Этапы составления праздничного бюджета
Придерживайтесь стандартной схемы из пяти шагов:
- Формат мероприятия.
Это будет корпоратив только для сотрудников или большой прием для персонала, партнёров, клиентов и т.д.? Вы хотите устроить классический банкет или неформальную вечеринку? Ответьте на эти вопросы, прежде чем переходить к следующим этапам планирования. - Рассчитайте количество приглашенных.
При этом нужно определиться, могут ли участники вашего мероприятия привести кого-то с собой. В идеале, такие вещи прописывают в приглашениях и уточняют заранее, чтобы не ошибиться со сметой, количеством мест, меню и т.д. - Определите границы бюджета.
Даже если вы планируете семейные посиделки на 10 человек, бюджет может сильно варьироваться в зависимости от меню, развлекательной программы, оформления зала и т.д. Что уж говорить про большое корпоративное мероприятие! Расставьте акценты и точно определите сумму, в которую нужно уложиться. - Приступите к составлению сметы расходов.
Конечно же, ее первоначальный вариант будет отличаться от окончательного. Но основные и дополнительные расходы нужно посчитать. - Согласуйте бюджет с руководством или участниками праздника.
Это финальная часть подготовки перед тем, как приступать непосредственно к организации праздника.
Основные статьи расходов при подготовке к празднику, вне зависимости от его формата: аренда площадки, меню и напитки, праздничная программа, персонал и транспорт, фото и видеосъемка, сувениры и подарки.
На чем можно сэкономить
При поиске ответа на этот вопрос важно понимать, какие расходы – приоритетные, а какие можно сокращать. Это зависит от целей мероприятия. Если нужно провести корпоратив, который не только запомнится сотрудникам, но и произведет впечатление на партнеров и прессу, нельзя экономить на площадке, оформлении, развлекательной программе.
Сократить расходы можно за счет следующих пунктов:
- Аренда площадки.
Выбирайте непраздничные дни или хотя бы не самые горячие даты. Например, арендовать зал для новогоднего корпоратива в двадцатых числах декабря намного дороже, чем в середине месяца или уже в январе.
- Еда.
Не экономя на качестве продуктов и разнообразии блюд, расходы можно сократить за счет объема меню. Фуршет обойдется дешевле привычного банкета примерно на 30%. Отличный компромиссный вариант: фуршет с рассадкой. Гости сидят за столом, но еда подается порциями, на фуршетной линии. Также можно сэкономить на алкоголе: заплатить пробковый сбор ресторану и принести спиртное с собой.
Распространенные промахи при составлении бюджета
Самая частая и досадная ошибка – не учитывать при составлении сметы те расходы, без которых точно не получится обойтись. Также распространенный промах – отсутствие статьи «непредвиденные расходы», которая должна быть обязательно, в размере 2 – 3 % от всей суммы.
Также в числе часто встречающихся промахов при составлении бюджета мероприятия:
- Переоценка возможностей. Вместо того чтобы сразу обратиться к качественному и недорогому подрядчику, организаторы гонятся за «премиумом», а в последний момент, обнаружив, что не впитываются в намеченную сумму, срочно ищут более дешевый вариант. Часто это касается площадки проведения мероприятия.
- Несоблюдение баланса. Нужно понимать, что на мероприятии всего должно быть в достатке и в меру. А часто бывает так, что львиную долю бюджета тратят на развлекательную программу, а еды заказывают не просто мало, а недостаточно. Гости уходят голодными, а значит недовольными. Обратная ситуация тоже случается, но реже.
Итоги
Итак, чтобы мероприятие получилось по-настоящему праздничным, а все его участники получили множество позитивных эмоций, нужно:
- Верно рассчитать количество участников и необходимую для организации сумму.
- Правильно выбрать подрядчиков и поставщиков, уточнять цены, обговаривать детали и скидки, расставлять приоритеты.
- Составить как можно более подробную смету.
- Проверить и убедиться, что вы посчитали все статьи расходов и применили адекватные способы экономии там, где это возможно и оправданно.
Если вы все сделаете по правилам и выберете подходящую площадку, с хорошим меню и доступными ценами, ваш праздник пройдет отлично и оставит много приятных воспоминаний у всех участников.